Marie Laure Fouché

Avocat en construction et copropriété

Comment faire inscrire une question à l’Ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale ?

13D26E2A-2FE9-4A64-8BAB-C157D5C6E1E5.image_600Sur le principe, tout copropriétaire peut demander que soient mises au vote des résolutions qu’il propose. Cet article a pour but d’expliquer comment faire inscrire une question à l’Ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Principe

Il faut toutefois respecter les formalités inscrites à ce sujet dans la loi, et plus précisément dans le décret de 1967 pris pour l’application de la loi du 10 juillet 1965

Et sur ce point, il faut être particulièrement vigilant : en effet, la règle applicable a changé en septembre 2004. 

Précédemment, le copropriétaire qui voulait voir une résolution inscrite à l’ordre du jour devait contacter le syndic à cet effet dans un délai de six jours à compter de la convocation. 

Depuis le 1er septembre 2004, la règle est très différente (article 10 du décret de 1967) : 

« A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

Autrement dit, il n’y a plus à attendre d’avoir été convoqué à l’Assemblée Générale pour formuler sa demande d’inscription de résolution à l’ordre du jour. 

Bien au contraire ! 

En effet, le texte précité indique bien que si les questions ne peuvent être inscrites à l’Assemblée Générale en raison de leur date de réception, elles seront inscrites à l’Assemblée Générale suivante. 

En pratique, cela signifie que si le syndic a déjà convoqué les copropriétaires à l’Assemblée Générale, il est trop tard. Il peut également en être de même si les convocations sont mises sous pli et prêtes à être envoyées. 

Donc si vous voulez voir une question mise à l’ordre du jour, il est vivement conseillé d’agir au plus vite. 

Par ailleurs, des formalités sont à respecter. 

Formalités 

Tout d’abord, à peine de nullité, cette demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Inutile de préciser que sauf en cas d’extrême urgence, le recommandé est préférable, par sécurité. 

Par ailleurs, il faut s’assurer que la demande d’inscription à l’ordre du jour concerne bien une résolution. Il faut ainsi qu’il s’agisse d’une demande précise qui soit sujet à débat entre copropriétaires. 

Autrement dit, des observations personnelles ou des demandes vagues n’étant pas des résolutions, elles ne sont pas recevables. 

En outre le texte de la résolution doit être rédigé de façon claire ; le syndic n’a pas à faire un travail de réécriture. En outre, il ne faut pas oublier d’annexer tous les documents utiles le cas échéant (par exemple dans le cas d’une demande de travaux, il faut préciser exactement l’implantation et la consistance des travaux envisagés). 

À noter que dans ce cas, les éventuels frais supplémentaires de convocation à raison de l’ordre du jour complémentaire sont une charge commune et non à la charge de celui qui demande l’ajout. 

Si l’ensemble des formalités est respecté, la question doit être portée à l’ordre du jour. 

Sanction du défaut d’ajout de la résolution à l’ordre du jour 

Si le syndic n’ajoute pas la question à l’ordre du jour, il engage sa responsabilité. 

Toutefois, cela n’a pas pour effet automatiquement de vicier l’Assemblée Générale, qui n’est donc pas nécessairement nulle. 

En la matière, la règle est simple : si les décisions prises en Assemblée Générale n’ont pas de rapport avec la résolution qui aurait dû être mise à l’ordre du jour, l’Assemblée Générale reste valable. 

En revanche, si la question non portée à l’ordre du jour était liée aux résolutions votées, et qu’elle était de nature à éventuellement modifier le vote des copropriétaires sur les questions qui ont été portées à l’ordre du jour, l’Assemblée Générale encourt l’annulation. 

Photo par a.drian 

Licence Creative Commons 

 

32 Comments

  1. Bonjour,
    je me permets de rebondir suite à votre réponse du 25 Août 2014. Le syndic n’est-il pas borné dans le temps pour convoquer son assemblée générale? Je souhaite faire une demande pour la prochaine assemblée générale qui aura lieu fin septembre et là surprise la convocation a déjà été convoquée (plus de 2 mois et demi avant l’assemblée générale). Cela semble un peu facile notamment pour éviter les mises en concurrence…

  2. Bonjour,

    Tout d’abord merci pour votre Blog qui apporte déjà beaucoup de réponses.

    Vous écrivez qu’il ne peut être mis à l’ordre du jour de l’assemblée générale que des résolutions nécessitant un débat entre copropriétaires et non des remarques personnelles ou des projets de résolution trop vague, ce qui, au-delà de l’aspect purement légale semble être du bon sens.

    Nous venons de recevoir la convocation à la prochaine assemblée générale et je constate qu’un copropriétaire a demandé l’inscription à l’ordre du jour d’une résolution indiquant qu’un autre copropriétaire ne respectait pas le règlement de copropriété. Le syndic a donc inclus ce courrier (qu’elle a reçu en recommandé) dans une résolution sans vote.

    Nous avons contacté notre Syndic qui nous indique ne pas pouvoir filtrer les demandes des copropriétaires …

    Quels sont nos recours pour faire supprimer cette résolution (qui n’en est pas une par définition) ? Pour information le Syndic ne s’est même pas déplacé pour vérifier la véracité des propos tenus par ce copropriétaire.

    D’avance merci pour votre retour.

    Cordialement,

  3. Hello tous le monde,
    Je reçois aujourd’hui ma convocation d’AG,
    Grosse surprise,
    Une des copropriétaires est passé en dossier de surendettement et bénéficie d’un échéancier.
    Par conséquent en cas de vote de travaux, celle-ci se retrouver dans l’incapacité de financer.
    Le syndic précise donc qu’il sera donc dans l’obligation d’appeler la quote-part auprès des copropriétaires.
    Avez-vous une recours?HELP.
    Incroyable comme situation…
    Je précise cela concerne des travaux de toitures et de rénovation de parties communes et le bâtiment est divisé en 3…

  4. Bonjour,
    Actuellement copropriétaire d’un petit immeuble de 5 appartements, nous sommes très étonnés suite à la réception de la convocation de l’AG annuelle de ne pas y voir apparaître à l’ordre du jour : l’approbation des comptes (ou quelqueconque résolution qui s’en rapproche : clôture des comptes, etc.).

    Depuis quelques mois, nous sommes en désaccord constant avec le syndic pour une raison simple : il a dépensé une somme validée par la copropriété pour une assurance DO mais pas auprès de la compagnie d’assurance demandée par la copropriété et en y intégrant 80% de frais de courtiers.

    Suite à ces désaccords, le syndic a exprimé sa démission qui aura lieu à la prochaine AG (dont nous avons reçu la convocation).
    Evidemment, il est désormais trop tard pour faire rajouter à l’ordre du jour la résolution sur l’approbation des comptes (l’AG se tenant le 7 juillet).

    Mais que pouvons-nous faire ?
    Sachant que le mandat du syndic s’est terminé le 24 juin.

    Merci d’avance pour votre aide..

    • Marie Laure Fouché

      29 juin 2016 at 14:31

      Si votre syndic n’a plus de mission, je vois mal comment il peut convoquer une AG alors qu’il n’en a pas le pouvoir…

    • Il a envoyé la convocation de l’AG le 8 juin. Son mandat s’est terminé le 24 juin.
      Voulez-vous dire qu’il ne peut pas tenir une AG post-mandat même si convoquée avant la fin de celui ci ?

      Merci

    • Marie Laure Fouché

      1 juillet 2016 at 15:49

      Ah, non alors, il a convoqué alors qu’il était encore syndic.

  5. Bonjour,
    Nous habitons depuis 2 ans dans une petit copropriété de 18 lots en maison phénix.
    Nous souhaitons changer notre porte d entrée car celle ci date du début de la résidence donc plus de 30 ans, il n y a qu une seule serrure (elle ne répond pas à notre contrat d assurance qui en exige 3) et n est plus isolante.
    Nous voulions en profiter pour mettre de la lumière dans notre entrée en mettant des vitres sur les parties pleines supérieurs.
    Nous avons contacté 5 entreprises qui nous ont confirmé que le modèle de la porte existante ne se fait plus.
    2 copropriétaires ont déjà changé leur porte dans la copro en achetant une porte pleine et en récupérantet collant les moulures de l ancienne porte.
    J ai regarde dans le règlement de copropriété et je n ai rien trouve sur la porte D entrée.
    Je sais que des anciens sont contres, car elle n est pas identique et nous demande le prix, fabricant…
    Je souhaite faire la demande officielle à la prochaine AG.
    Pourriez vous svp et m indiquer dans quel cas rentre notre demande? Changement du règlement de copropriété? Que faut il comme vote? Majorité absolue?
    Je vous remercie pour votre aide.

    Aurelie

  6. Bonjour madame

    J’ai reçu ma convocation pour l’Assemblée générale de ma copropriété. Je souhaite apporter un additif suite à ce que j’ai lu dans l’ordre du jour de cette assemblée.
    Le syndic me dit que c’est trop tard car tout est imprimé. Logique cela correspond à vos dires. Mais alors comment proposer un rectification d’une convocation si on ne peut plus rien ajouter après son édition ?

    Merci d’avance

    • Marie Laure Fouché

      18 juin 2016 at 09:45

      On ne peut pas. Tout au plus, voir en AG si la décision finale peut tenir compte de vos observations, sinon, il faut engager la responsabilité du syndic qui a peut être mal fait son travail.

  7. Bonjour,
    Je viens d’acheter un appartement dans lequel j’ai beaucoup de travaux (dont l’ouverture d’une porte palière et la ré-ouverture d’une fenetre sur vide de cours qui a été condamnée par le passé) doivent faire l’objet de l’approbation des copropiétaires. J’ai appris lors de la signature que la prochaine AG aurait lieu le 1er avril et que les convocations étaient parties la veille :/(
    Je ne peux pas attendre l’AG de l’année prochaine pour les faire voter cela bloquerait totalement mon chantier. Je suis donc contrainte de demander à mes frais une AGE.

    Ma question :
    Je vais envoyer ma demande de convocation par courrier recommandé mais j’aimerais savoir si j’ai l’obligation de fournir les etudes de l’ingénieur structure et de l’architecte au moment où je fais cette demande ou si je peux simplement lister les sujets et fournir les études entre aujourd’hui et la date où se tiendra l’AGE ?
    J’ai lu l’article 11 du decret n°67-223 du 17 mars 1967 mais ne trouve pas de reponse claire à cette question et mon syndic n’est pas très « aidant » 😉

    Merci Maitre pour votre éclairage, cdt

    • Marie Laure Fouché

      11 mars 2016 at 13:12

      Par principe, tout doit figurer dans l’ordre du jour, donc envoyez tout au préalable. Il serait très risqué de ne donner les éléments importants que lors de l’AG.

  8. Myriam

    Madame ,
    Nous avons voté à la dernière AG pour une demande faite par un copropriétaire sa demande à été refuser à la majorité et le syndic nous remet sa demande à la prochaine AG nous avons votes non et ne voulons pas revenir dessus .
    Que faire ?
    Merci de me répondre

    • Marie Laure Fouché

      19 février 2016 at 17:43

      Vous n’avez pas le choix, on peut remettre une résolution à l’Assemblée Générale autant de fois qu’on veut si elle a été refusée, pour obtenir un accord.

  9. Bonjour: Par E-mail j’ai proposé au Syndic en novembre 2015 deux résolutions pour la prochaine AG . L’AG est convoquée pour le 26 Mars 2016. Le Syndic a reçu les résolutions et m’a fait réponse en novembre 2015 en m’adressant des numéros de textes de loi sans m’indiquer clairement que je devais écrire ces résolutions sur lettre à envoi recommandé avec AR. Malgré plusieurs E-mail envoyés pour réclamation je suis resté sans réponse du syndic. Ayant reçu la convocation vendredi 5 février 2016, j’ai, dés ce matin 8 février, envoyé une lettre de rappel en recommandé avec copies de mes E-mail. Visiblement par son attitude le Syndic n’a pas voulu prendre en compte mes résolutions. Que faire? Merci pour votre réponse.

    • Marie Laure Fouché

      12 février 2016 at 14:18

      C’est malheureusement un peu tard, et a priori le syndic peut exiger que les demandes de mise à l’ordre du jour soient faites en RAR.

  10. Maître, le 17 mars 2015 vous écrivez  »On ne peut faire voter selon un texte différent de l’ordre du jour.  » Sur quel texte de Loi exactement vous appuyez-vous pour écrire cela ?
    Sur le fond, il faudrait que cela soit le cas, or dans la pratique, de multiples manœuvres sont sans arrêt possibles pour modifier en cours d’assemblée une résolution, modification effectuée par un président du CS et le syndic, pendant que 40 personnes dans une salle bruyante ne savent pas ce qui est réécrit et votent en croyant voter pour un texte inscrit dans la convocation, alors qu’il vient d’être changé et qu’il ne sera plus le même dans le PV… Comment contrecarre donc cela en s’appuyant sur la Loi ?
    Merci beaucoup pour votre éclairage

  11. Bonjour,

    Notre assemblée générale de copropriétaires a lieu ce samedi. Un copropriétaire menace faire un procès à la copropriété parce que les demandes contenues dans son courrier envoyé au syndic avant la convocation sont en questions diverses et non pas en résolution, notamment la demande suivante :
    « Loge du gardien :
    Vote d’un budget pour création d’une loge à la place du local caddie et modification de la loge actuelle afin d’agrandir ce local.
    après séparation des deux surfaces : mise en vente ou location de la loge actuelle
    mise au vote de la suppression du poste de gardiennage »

    Pouvez-vous me confirmer que d’une part une procédure en annulation de l’AG ne serait pas valable et que seule une procédure en responsabilité contre le syndic est possible ?
    d’autre part, Ne fallait-il pas d’abord proposer les travaux de la loge et du local attenant avec devis à l’appui et ensuite proposer la vente ou la location du gardien ?

    Vous remerciant de votre réponse.

    Cordialement

  12. Merci pour votre article très précis.
    Je souhaiterai une précision : le copropriétaire qui fait inscrire une résolution à l’AG a-t-il le droit de voter cette résolution ?
    Notamment dans le cas d’un office HLM ayant plus de 50 % des droits de vote et pour lequel l’article 22 de la loi de 1965 ne s’applique pas.
    Merci d’avance.

    • Marie Laure Fouché

      1 juin 2015 at 18:00

      Normalement, tout copropriétaire a le droit de voter pour toutes résolutions, y compris (et surtout!) celles qu’il met à l’ordre du jour…

  13. DUFFEAL Christiane

    25 mars 2015 at 08:58

    J’ai envoyé trois résolutions à mon syndic il y a trois semaines , l’AG aura lieu le 27/04/2015 et comme l’an dernier mes résolutions sont accompagnées de commentaires personnels du syndic… et figureront sur les documents préparatoires de l’AG ( information en R et AR ) ; déjà l’an dernier le même procédé avait été utilisé!
    Commentaires mensongers comme pour ma 3ième résolution :  » les visites techniques de l’immeuble n’ont jamais cessé d’être assurées conformément aux dispositions de notre contrat. Nous avons précisément tout mis en œuvre pour qu’elles puissent se dérouler de manière utile et efficace à la gestion de votre copropriété.
    Il est peut-être utile de rappeler que vous n’avez assisté qu’à une seule visite mensuelle , que vous aviez coutume de venir à la résidence et d’adresser ensuite la liste des points que vous souhaitiez voir traiter en votre absence.  »
    Ces visites , en présence des copropriétaires , ont été supprimées d’autorité par elle , en octobre 2014 : les questions devenaient de plus en plus embarrassantes pour elle….
    Nous ne savons d’ailleurs pas si ces visites ont continué : le CS n’ayant envoyé aucun document à ce sujet…

    C’est faux si je n’ai assisté qu’à une seule visite c’est qu’il s’agit d’une résidence secondaire située à 500 km de mon domicile et que ne pouvant être présente à chaque visite ( 6 dans l’année ) j’ai choisi dans ce cas de pointer par écrit mes observations.
    Elle a refusé de porter à la connaissance des autres copropriétaires présents à cette visite mes observations écrites envoyées par courriel .( une personne a chaque fois avait copie de mes observations écrites.)
    De quel droit peut-elle se permettre d’affirmer que je viens la veille des visites et que je n’y assiste pas …Elle ne vit pas dans la résidence et elle sort à mon avis de son rôle. J’ai envoyé une lettre en R et AR : mais j’ai bien peur que ce commentaire me faisant en quelque sorte passer pour une folle  » qui vient mais qui n’assiste pas à la visite…De plus je considère que c’est une intrusion dans ma vie privée et un jugement de valeur porté à la vue de tous les copropriétaires.
    Je suis critique sur certains points et cela elle ne l’accepte absolument pas : le dialogue avec elle est impossible avec moi comme avec d’autres!

    Merci de me dire ce que je peux faire .
    Que dois-je faire si ce commentaire est maintenu??
    Puis-je prévenir tous les copropriétaires par courriel avant l’AG en leur adressant mon argumentaire afin de contrer au maximum les votes par mandats.
    … Il y a aussi collusion entre le CS et le syndic : 2 membres ont déjà démissionné…

    Je dois aussi préciser qu’un des copropriétaires ayant fait une résolution sur le compte séparé ( qui n’en est pas un … ) a reçu lui aussi un courrier en R et AR de sa part le menaçant de porter plainte contre lui s’il n’enlève pas cette résolution. S’il retire sa résolution elle ne portera pas plainte!! Cette personne n’a pas retiré sa résolution et se fait défendre par une association et par son avocat. Là nous avons une personne qui en plus d’affirmations mensongères à mon égard n’hésite pas à utiliser le chantage.

  14. Les charges correspondantes au réseau câblé représentent une clef spécifique de répartition dans notre copropriété. Il se trouve que certain lots bénéficiant de ce réseau échappent à cette clef (arrangement de longue date entre le conseil syndical, le syndic et ces copropriétaires à une autre époque). Le syndic fait la sourde oreille lorsque je demande des justificatifs. Pour faire avancer le sujet, dois-je faire mettre une résolution à la prochaine AG et si oui avec quelle formulation ?
    Bien cordialement

  15. Bonjour,

    Vous indiquez « En outre le texte de la résolution doit être rédigé de façon claire ; le syndic n’a pas à faire un travail de réécriture. »

    Nous avons transmis par courrier AR à notre syndic une demande d’ajout de résolution pour la prochaine assemblée générale. Cette demande mettait clairement et distinctement en évidence tant l’intitulé du point que le projet de résolution associé que nous souhaitions voir inscrit. Nous avions bien sûr rédigé ces éléments à l’aide des conseils d’une association de consommateurs reconnue afin que la formulation soit claire et conforme aux attendus (demande précise, votable, débattable, …). Or nous constatons que ces éléments n’ont pas été repris en l’état dans la convocation adressée aux copropriétaires, mais largement réécrits, notamment la résolution qui en plus de dénaturer notre demande initiale, introduit pléthore de réserves pour le moins inapropriées sinon hors sujet en cas de vote positif sur la résolution.

    Au regard de l’indication que vous donnez, sur quels textes pouvons-nous nous appuyer en assemblée générale pour faire voter la résolution telle que nous l’avons demandée et non telle que réécrite sur la convocation ?

    • Marie Laure Fouché

      17 mars 2015 at 18:04

      Difficile. On ne peut faire voter selon un texte différent de l’ordre du jour. Cependant, l’AG est là pour permettre un débat entre copropriétaires, et ceux-ci peuvent se décider intelligemment, c’est à dire choisir des résolutions pas nécessairement « enfermées » dans le texte strict de la résolution.

  16. Maître, J’ai transmis une résolution le 17.01.2015 pour notre prochaine A.G (le 18.03.2015) J’ai respecté les obligations-
    Je reçois aujourd’hui 24 février l’O. du J…….m’a résolution n’y figure pas.
    Par contre y est portée une ANNEXE D’UN AUTRE copropriétaire (membre du Conseil Syndi.non transcrite par celui-ci, ELLE est inscrite par le Syndic. Que puis-je faire en urgence. Merci

    • Marie Laure Fouché

      6 mars 2015 at 10:37

      C’est mal parti. Il faudrait exiger la mise à l’ordre du jour en expliquant au syndic que sinon vous engagerez sa responsabilité personnelle. (Si votre demande de mise à l’ordre du jour a été faite en courrier recommandé, évidemment.) Le problème c’est que l’AG est fixée maintenant et vous n’avez plus les 21 jours. Il aurait fallu la repousser…

  17. Encore des lois et des lois je suis le seul à croire que ces gens ne sert à rien À quoi sert d’aller à l’école pour se dire que les gens qui sont à l’assemblée non aucun idée ils sont Fréman deconnecter à la réalité je suis français mon seul objectif en ce moment c’est de quitter cette France que je déteste que j’ai aimé mais maintenant j’aime plus même pour partir c’est difficile je travaille pour rien je suis allé à l’école pour rien j’espère qu’un jour les gens comprendront encaisser les gens de l’assemblée qui nous rendent la vie compliquée encore des lois et des lois

    • Marie Laure Fouché

      13 janvier 2015 at 15:55

      Hum. Votre commentaire semble concerner l’Assemblée nationale, qui effectivement élabore nos lois. Mon billet avait pour objet l’assemblée générale de copropriété, qui permet à des habitants de gérer leur immeuble…

  18. Bonjour,
    est ce que votre analyse reste la même : « En pratique, cela signifie que si le syndic a déjà convoqué les copropriétaires à l’Assemblée Générale, il est trop tard. Il peut également en être de même si les convocations sont mises sous pli et prêtes à être envoyées. »
    si le syndic envoie une convocation deux mois avant l’AG?
    merci.

    • Marie Laure Fouché

      25 août 2014 at 10:36

      Je crains que oui. Il faudrait voir ce qu’un tribunal déciderait, toutefois.

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