Marie Laure Fouché

Avocat en construction et copropriété

Mot clé : ordre du jour

Comment faire inscrire une question à l’Ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale ?

13D26E2A-2FE9-4A64-8BAB-C157D5C6E1E5.image_600Sur le principe, tout copropriétaire peut demander que soient mises au vote des résolutions qu’il propose. Cet article a pour but d’expliquer comment faire inscrire une question à l’Ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

Principe

Il faut toutefois respecter les formalités inscrites à ce sujet dans la loi, et plus précisément dans le décret de 1967 pris pour l’application de la loi du 10 juillet 1965

Et sur ce point, il faut être particulièrement vigilant : en effet, la règle applicable a changé en septembre 2004. 

Précédemment, le copropriétaire qui voulait voir une résolution inscrite à l’ordre du jour devait contacter le syndic à cet effet dans un délai de six jours à compter de la convocation. 

Depuis le 1er septembre 2004, la règle est très différente (article 10 du décret de 1967) : 

« A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

Autrement dit, il n’y a plus à attendre d’avoir été convoqué à l’Assemblée Générale pour formuler sa demande d’inscription de résolution à l’ordre du jour. 

Bien au contraire ! 

En effet, le texte précité indique bien que si les questions ne peuvent être inscrites à l’Assemblée Générale en raison de leur date de réception, elles seront inscrites à l’Assemblée Générale suivante. 

En pratique, cela signifie que si le syndic a déjà convoqué les copropriétaires à l’Assemblée Générale, il est trop tard. Il peut également en être de même si les convocations sont mises sous pli et prêtes à être envoyées. 

Donc si vous voulez voir une question mise à l’ordre du jour, il est vivement conseillé d’agir au plus vite. 

Par ailleurs, des formalités sont à respecter. 

Formalités 

Tout d’abord, à peine de nullité, cette demande doit être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Inutile de préciser que sauf en cas d’extrême urgence, le recommandé est préférable, par sécurité. 

Par ailleurs, il faut s’assurer que la demande d’inscription à l’ordre du jour concerne bien une résolution. Il faut ainsi qu’il s’agisse d’une demande précise qui soit sujet à débat entre copropriétaires. 

Autrement dit, des observations personnelles ou des demandes vagues n’étant pas des résolutions, elles ne sont pas recevables. 

En outre le texte de la résolution doit être rédigé de façon claire ; le syndic n’a pas à faire un travail de réécriture. En outre, il ne faut pas oublier d’annexer tous les documents utiles le cas échéant (par exemple dans le cas d’une demande de travaux, il faut préciser exactement l’implantation et la consistance des travaux envisagés). 

À noter que dans ce cas, les éventuels frais supplémentaires de convocation à raison de l’ordre du jour complémentaire sont une charge commune et non à la charge de celui qui demande l’ajout. 

Si l’ensemble des formalités est respecté, la question doit être portée à l’ordre du jour. 

Sanction du défaut d’ajout de la résolution à l’ordre du jour 

Si le syndic n’ajoute pas la question à l’ordre du jour, il engage sa responsabilité. 

Toutefois, cela n’a pas pour effet automatiquement de vicier l’Assemblée Générale, qui n’est donc pas nécessairement nulle. 

En la matière, la règle est simple : si les décisions prises en Assemblée Générale n’ont pas de rapport avec la résolution qui aurait dû être mise à l’ordre du jour, l’Assemblée Générale reste valable. 

En revanche, si la question non portée à l’ordre du jour était liée aux résolutions votées, et qu’elle était de nature à éventuellement modifier le vote des copropriétaires sur les questions qui ont été portées à l’ordre du jour, l’Assemblée Générale encourt l’annulation. 

Photo par a.drian 

Licence Creative Commons 

 

Délai de contestation d’une Assemblée Générale de copropriétaires et Aide Juridictionnelle

Délai de contestation d'une Assemblée Générale de copropriétairesDans un billet précédent, j’expliquais que le copropriétaire qui voulait procéder à une contestation d’une Assemblée Générale devait agir dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès verbal d’Assemblée Générale, et que cette action prenait la forme d’une assignation délivrée au Syndicat des Copropriétaires avant l’expiration de ce délai. 

Toutefois, certains copropriétaires n’ont pas les moyens de consulter un avocat et souhaiteraient solliciter l’aide juridictionnelle. 

Or demander le bénéfice de l’AJ est généralement assez long, compte tenu des délais de traitement de dossier, de sorte qu’on est pratiquement certain que le délai de contestation de deux mois sera écoulé. 

Dans cette hypothèse, il est utile de savoir que le fait de déposer une demande d’AJ et, une fois qu’elle est acceptée, de délivrer l’assignation, permet malgré tout de respecter la condition de délai

Par conséquent le copropriétaire qui est sûr, en raison du montant de ses revenus, d’obtenir le bénéfice de l’AJ, a tout intérêt à la demander rapidement s’il veut contester une Assemblée Générale.

Comment m’assurer que mon vote a bien été pris en compte lors de l’Assemblée Générale de copropriétaires ?

Comment m'assurer que mon vote a été pris en compte en Assemblée Générale ? Lors d’une Assemblée Générale, vous avez, par exemple, voté en défaveur d’une résolution qui a toutefois été adoptée par les autres copropriétaires. 

Vous voulez vous assurer que votre vote négatif a bien été pris en compte. C’est particulièrement important, car le fait d’être opposant à une résolution conditionne votre possibilité éventuelle de contester l’Assemblée Générale

Or en matière d’Assemblée Générale le procès verbal fait foi, et si vous êtes noté comme ayant accepté la résolution, votre éventuelle contestation sera irrecevable. 

La rédaction du procès verbal est ainsi particulièrement importante.

Certes, il est toujours possible de tenter de prouver que la rédaction du procès verbal est erronée. Cela n’est toutefois pas nécessairement aisé. Il est donc préférable de s’assurer dès l’origine que le procès verbal mentionne des informations exactes.

Désormais, l’établissement du procès verbal en fin de séance est une condition de validité de l’assemblée. 

Plus précisément, contrairement à l’usage antérieur, le Procès-Verbal doit être rédigé au fur et à mesure de l’Assemblée Générale. Maintenant, de façon générale, le syndic de l’immeuble qui assure le secrétariat de séance arrive avec son ordinateur portable et son imprimante, afin de préparer, au fil du déroulement de l’Assemblée Générale, le texte du Procès-Verbal.

À la fin de la réunion, le syndic, après avoir noté tous les votes pour les résolutions, finalise le projet de Procès-Verbal et l’imprime.

À ce moment, le Président de séance et le ou les scrutateurs signent le Procès-Verbal. Par la suite, le syndic pourra éventuellement refaire une mise en forme du Procès-Verbal, mais il ne peut en aucun cas le modifier.

Ainsi, le Procès-Verbal est figé en fin d’Assemblée Générale.

De la sorte, il suffit donc de s’assurer sur le procès verbal imprimé en fin de séance que le vote qui est indiqué est bien celui qui a été formulé. 

Autre solution envisageable, et encore plus sécurisée: si en début d’Assemblée Générale on craint que ses votes ne soient pas bien pris en compte, il suffit de se faire élire scrutateur. La plupart des copropriétaires ne tiennent pas à se faire élire scrutateur, car cela impose de rester jusqu’à la toute fin de l’Assemblée Générale. Se faire élire à cette fonction est généralement assez aisé.

Mais dans le cas d’un doute sur le texte de l’Assemblée Générale, si vous êtes scrutateur, la validité du Procès-Verbal établi en Assemblée Générale suppose que vous le signiez. Vous pourrez donc à cette occasion faire toutes vérifications utiles sur la prise en compte de votre vote.

A quelles conditions puis-je contester une Assemblée Générale de copropriété?

Conditions de contestation d'assemblée généraleVous avez reçu le procès verbal d’une Assemblée Générale dans lequel figure une décision qui ne vous convient pas, et vous voulez la contester

Tout d’abord, vous devez bien entendu être copropriétaire. Par exemple, un simple locataire ne peut contester une Assemblée Générale. 

Ensuite, vous devez vous assurer que vous êtes dans le délai de contestation. Celui-ci est de deux mois à compter de la notification du procès verbal d’Assemblée Générale. En pratique, ce délai court à compter de la réception de la lettre recommandée contenant le procès verbal d’Assemblée Générale. 

Cela signifie que l’assignation contestant l’Assemblée Générale doit être délivrée au Syndicat des Copropriétaires dans ce délai de deux mois. Il est donc vivement recommandé d’aller consulter un avocat assez rapidement. 

Enfin, il faut que vous ayez été opposant à la décision qui a été adoptée, ou alors défaillant.

Voyons d’abord le cas de l’opposant. Cela signifie que si la décision a été acceptée, il faut que vous ayez voté non. Symétriquement, si la décision a fait l’objet d’un refus, il faut que vous ayez voté oui. En définitive, il faut tout simplement que le résultat du vote soit contraire à votre propre vote. 

Prenons ensuite le cas du copropriétaire défaillant. Etre défaillant signifie ne pas avoir été présent ni représenté lors de l’Assemblée Générale. Autrement dit, vous êtes défaillant si vous n’êtes pas allé à l’Assemblée Générale, et que vous n’avez chargé aucun mandataire de vous représenter. 

En revanche, le copropriétaire présent ou représenté et qui s’abstient de voter n’est pas considéré comme opposant ou défaillant. 

En conclusion, cela signifie que si vous voulez contester une Assemblée Générale, il faut agir en amont et en aval. En amont : il faut absolument voter contre toute résolution qui ne vous convient pas, et ne surtout pas vous abstenir. Si toutefois vous ne souhaitez pas voter « contre » en Assemblée, il vous est toujours possible, tout simplement, de ne pas vous présenter. En aval : il faut s’assurer que vous respectez le délai de deux mois.

Quand et comment puis-je demander qu’une question soit mise à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale de copropriétaires?

Quand et comment puis-je demander qu'une question soit mise à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale ?Vous souhaitez qu’une résolution soit portée à l’Ordre du Jour de l’Assemblée Générale de copropriété. Pour cela, il faut respecter des conditions de forme et de délai. 

Tout d’abord, il convient, à peine de nullité de la demande, que vous l’adressiez au syndic par courrier recommandé avec avis de réception. Toute demande formuée autrement (par oral, par courrier simple…) peut être ignorée. 

En outre, il faut bien qu’il s’agisse d’un projet de résolution, donc d’une question précise à laquelle il peut être répondu par oui ou non, et joindre à la demande tous documents utiles. 

Ensuite, vous pouvez demander à faire insérer une nouvelle question à l’ordre du jour à tout moment. Il n’y a donc pas de moment particulier à respecter. 

Toutefois, le décret de 1967 précise que si en raison de la date de la réception de la demande par le syndic, la résolution ne peut être mise à l’ordre du jour de la prochaine assemblée, elle devra être mise à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. 

En pratique, cela signifie que si vous faites votre demande peu de temps avant la réunion de l’Assemblée Générale, il est possible qu’elle ne soit pas prise en compte. 

Notamment, si la convocation à l’Assemblée Générale vous est déjà parvenue, il est généralement considéré qu’il est trop tard. Cela peut également être le cas si les convocations ont déjà été préparées par le syndic et mises sous pli, mais non encore envoyées. 

Par conséquent, il vaut mieux ne pas attendre le dernier moment et agir immédiatement lorsqu’on souhaite voir une question soumise au vote de l’Assemblée Générale.