Lors d’une Assemblée Générale, vous avez, par exemple, voté en défaveur d’une résolution qui a toutefois été adoptée par les autres copropriétaires.
Vous voulez vous assurer que votre vote négatif a bien été pris en compte. C’est particulièrement important, car le fait d’être opposant à une résolution conditionne votre possibilité éventuelle de contester l’Assemblée Générale.
Or en matière d’Assemblée Générale le procès verbal fait foi, et si vous êtes noté comme ayant accepté la résolution, votre éventuelle contestation sera irrecevable.
La rédaction du procès verbal est ainsi particulièrement importante.
Certes, il est toujours possible de tenter de prouver que la rédaction du procès verbal est erronée. Cela n’est toutefois pas nécessairement aisé. Il est donc préférable de s’assurer dès l’origine que le procès verbal mentionne des informations exactes.
Désormais, l’établissement du procès verbal en fin de séance est une condition de validité de l’assemblée.
Plus précisément, contrairement à l’usage antérieur, le Procès-Verbal doit être rédigé au fur et à mesure de l’Assemblée Générale. Maintenant, de façon générale, le syndic de l’immeuble qui assure le secrétariat de séance arrive avec son ordinateur portable et son imprimante, afin de préparer, au fil du déroulement de l’Assemblée Générale, le texte du Procès-Verbal.
À la fin de la réunion, le syndic, après avoir noté tous les votes pour les résolutions, finalise le projet de Procès-Verbal et l’imprime.
À ce moment, le Président de séance et le ou les scrutateurs signent le Procès-Verbal. Par la suite, le syndic pourra éventuellement refaire une mise en forme du Procès-Verbal, mais il ne peut en aucun cas le modifier.
Ainsi, le Procès-Verbal est figé en fin d’Assemblée Générale.
De la sorte, il suffit donc de s’assurer sur le procès verbal imprimé en fin de séance que le vote qui est indiqué est bien celui qui a été formulé.
Autre solution envisageable, et encore plus sécurisée: si en début d’Assemblée Générale on craint que ses votes ne soient pas bien pris en compte, il suffit de se faire élire scrutateur. La plupart des copropriétaires ne tiennent pas à se faire élire scrutateur, car cela impose de rester jusqu’à la toute fin de l’Assemblée Générale. Se faire élire à cette fonction est généralement assez aisé.
Mais dans le cas d’un doute sur le texte de l’Assemblée Générale, si vous êtes scrutateur, la validité du Procès-Verbal établi en Assemblée Générale suppose que vous le signiez. Vous pourrez donc à cette occasion faire toutes vérifications utiles sur la prise en compte de votre vote.