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Étiquette : Procès-Verbal d’Assemblée Générale

Vote par correspondance en Assemblée Générale de copropriété

Il est désormais possible de d’exprimer son vote par correspondance lors d’une Assemblée Générale de copropriété.

Ainsi, l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété dispose:

Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Attention, pour ce vote par correspondance, il faut donc respecter un certain nombre de formes et de mentions obligatoires.

Modalités du vote par correspondance

Un arrêté du 2 juillet 2020 fixe ainsi les règles applicables.

Cet arrêté fournit ainsi un modèle de formulaire, qui prévoit les mentions que l’on doit toujours retrouver.

Il s’agit notamment de l’identification de l’immeuble, du copropriétaire qui fait le vote par correspondance, la date, et le détail des résolutions, chacune permettant de voter pour, contre, ou de s’abstenir.

Ces mentions sont donc obligatoires, et on ne peut les retirer. En revanche, on peut en ajouter.

Ainsi, l’article 1 de l’arrêté précise:

Le formulaire peut être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle puisse être supprimée

Il est donc possible de le compléter, et d’apporter diverses observations.

Attention, toutefois, le désagrément du vote par correspondance est qu’il ne permet pas une grande souplesse. Comme le précise l’article 7-1 A de la loi cité plus haut, si la résolution est modifiée en cours d’Assemblée Générale, même si vous avez voté favorablement, vous serez considéré comme défaillant (c’est-à-dire comme si vous étiez absent à l’Assemblée Générale, sans avoir donné de pouvoir).

L’avantage de cette solution est d’éviter qu’un copropriétaire ne se retrouve comme ayant favorablement voté à une résolution qui, au final, a beaucoup évolué, et contre laquelle il aurait peut être voté s’il avait été physiquement présent.

Cela lui permet d’être considéré comme défaillant, et donc le cas échéant, de contester la résolution. En effet, pour mémoire, seul un opposant ou un défaillant peut contester une résolution ou une Assemblée Générale dans son ensemble, comme je l’explique dans cet article.

Ce mécanisme évite donc à un copropriété d’avoir voté, « malgré lui », à une résolution à laquelle il se serait opposé en temps normal, et lui permet donc le cas échéant de la contester.

Enfin, des délais doivent être respectés.

Délais du vote par correspondance

Ils sont fixés par l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967, pris pour l’application de la loi de 1965:

Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion.

Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.

Le calcul pour la prise en compte du vote par correspondance se fait donc par « jours francs ».

Cela signifie que la jour où votre vote est reçu par le syndic ne compte pas, et que le jour de l’Assemblée Générale ne compte pas non plus.

Par exemple, pour une Assemblée Générale fixée le 10 du mois, le délai de trois jours francs s’étale entre le 7 et le 9.

Pour qu’il soit pris en compte, votre vote par correspondance doit donc être réceptionné par le syndic le 6 au plus tard.

Raison pour laquelle il est à mon sens préférable de l’envoyer par courrier électronique, puisque la réception par le syndic est présumée avoir lieu au moment où vous l’envoyez. De la sorte, vous n’êtes pas à la merci des délais postaux.

Enfin, n’oubliez pas que certains syndic proposent un vote par correspondance via leur Site Internet, ce qui peut grandement simplifier l’opération.

Contestation d’AG de copropriété: délai impératif de deux mois

Comme je l’ai exposé dans plusieurs articles, le délai de contestation en Assemblée Générale de copropriété est de deux mois.

Plus précisément, il est de deux mois à compter de la notification du Procès-Verbal d’Assemblée Générale par le syndic.

Cela résulte de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965:

« Les actions en contestation des décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée. Cette notification est réalisée par le syndic dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale ».

Il faut tout particulièrement veiller à respecter ce délai.

En effet, faute de contestation dans les deux mois de la notification, celle-ci sera considérée comme irrecevable car tardive.

Lorsque vous souhaitez procéder à une contestation d’Assemblée Générale, en conséquence, je conseille très vivement de faire très attention à la notification du Procès-Verbal, qu’elle intervienne par voie électronique ou par courrier recommandé.

Le point de départ du délai de contestation est la date de la première présentation par la Poste, donc, faites attention.

Ainsi, la date de première présentation (et non la date à laquelle vous avez effectivement reçu le recommandé) est le 5 mars, votre assignation en contestation d’Assemblée Générale, devant le Tribunal de Grande Instance compétent, doit intervenir au plus tard le 5 mai suivant.

Inutile de préciser que si vous voulez faire cette contestation, il est très, très vivement conseillé d’aller voir un avocat sans tarder, et pas au dernier moment.

En effet, il faut que votre avocat (obligatoire dans ce type de procédure) ait le temps de rédiger l’assignation, de vous la soumettre pour avis puis de la faire signifier à la partie adverse, de préférence avant le 5 mai afin d’éviter toute difficulté de dernière minute.

Le respect de ce délai est donc important, car une fois dépassés les deux mois, aucune contestation d’Assemblée Générale n’est plus recevable.

Et ce, quand bien même les résolutions votées lors de cette Assemblée Générale seraient lourdement illégales.

Cette règle, associée à un délai de contestation très court, a de toute évidence pour objet d’éviter que les résolutions d’Assemblée Générale ne puissent être en suspens sur de longues périodes.

Mais le corollaire est que si une décision d’Assemblée Générale est problématique, voire illégale, si elle n’est pas contestée dans le délai, elle devient définitive.

Il faut donc être particulièrement vigilant concernant ce délai.

La mise en concurrence pour les travaux en copropriété

Lorsque le Syndicat des Copropriétaires veut faire réaliser de travaux dans la copropriété, en principe, le syndic doit mettre en oeuvre une mise en concurrence.

L’obligation de mise en concurrence

En effet, depuis la loi SRU du 13 décembre 2000,  cette obligation de mise en concurrence a été insérée dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 :

« A la même majorité, [l’Assemblée Générale] arrête un montant des marchés et des contrats autres que celui de syndic à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire ».

L’article 19-2 du décret du 17 mars 1967 complète ce texte afin de préciser ses modalités d’application:

« La mise en concurrence pour les marchés de travaux et les contrats autres que le contrat de syndic, prévue par le deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, lorsque l’assemblée générale n’en a pas fixé les conditions, résulte de la demande de plusieurs devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises ».

Comment comprendre ces textes ?

Selon l’article 19-2 du décret, tous les contrats (autre que le contrat de syndic) sont concernés. Cela signifie que la mise en concurrence ne concerne pas uniquement les marchés de travaux, mais bien tous les contrats concernant le Syndicat des Copropriétaires.

Cela peut donc concerner, par exemple, la prestation de nettoyage de l’immeuble, et pas seulement les contrats ayant pour objet de faire des travaux.

En pratique, le texte permet à l’Assemblée Générale de décider « les conditions » de la mise en concurrence. Généralement, cela signifie que tous les ans, les copropriétaires vont voter une résolution ayant pour objet de fixer le montant en dessous duquel la mise en concurrence n’est pas obligatoire.

Souvent, il s’agit de sommes allant de 1.000 à 3.000 euros (mais ce n’est pas une règle). L’idée est d’éviter d’ajouter des lourdeurs dans la gestion des menues affaires de la copropriété.

Dans cette hypothèse, il suffit tout simplement de respecter ce vote, seuls les contrats supérieurs au montant votés faisant l’objet d’une mise en concurrence.

Attention, exception à la mise en concurrence:

En revanche, selon la Cour de Cassation (arrêt du 26 mars 2014, n°13-10.693) si l’Assemblée Générale n’a décidé d’aucune modalité particulière pour la mise en concurrence, celle-ci n’est pas obligatoire.

Autrement dit, si l’Assemblée Générale n’a pas fixé le montant des contrats à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire, il n’y a pas d’obligation de mise en concurrence.

Ce qui, à mon sens, est relativement contradictoire avec les textes combinés des articles 21 de la loi et surtout 19-2 du décret, qui justement prévoit comment on fait la mise en concurrence si l’Assemblée Générale n’a rien décidé. Mais bon, ce n’est qu’un avis personnel. La Cour de Cassation est souveraine.

Comment faire, en pratique?

La question qui se pose alors est de savoir comment faire pour procéder à une mise en concurrence respectant les termes de la loi.

La Cour de Cassation a jugé que l’obligation de mise en concurrence était respectée lorsque le syndic avait demandé plusieurs devis. Même si toutes les entreprises n’ont pas répondu, si les documents annexés à la convocation permettent aux copropriétaires de se décider en toute connaissance de cause, la décision est régulière (arrêt du 27 novembre 2013, n°12-26.395).

En outre, l’obligation de mise en concurrence est satisfaite si un devis complémentaire a été proposé, en sus du contrat de maintenance existant (arrêt du 15 avril 2015, n°14-13.255).

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Le Procès-Verbal d’Assemblée Générale doit être rédigé en fin d’AG

Comme je l’ai déjà exposé par le passé, le Procès-Verbal d’Assemblée Générale est un document essentiel dans la vie de la copropriété.

En effet, l’Assemblée Générale est le seul moyen pour les copropriétaires de prendre les décisions communes, en appliquant diverses majorités selon le type de décision.

Diverses mesures sont prises pour s’assurer de la régularité d’une Assemblée Générale et de son Procès-Verbal: règles de convocation, mise à l’Ordre du Jour de questions posées par un copropriétaire, délais, notification, procédure de contestation

Des questions se sont également posées, concernant la sincérité du Procès-Verbal d’Assemblée Générale, par rapport à ce qui s’était dit lors de l’assemblée.

Il existait en effet un risque que le Procès-Verbal, établi par le syndic, postérieurement à la fin de l’Assemblée Générale, ne reflète pas exactement ce qui avait été débattu.

Le problème que cela posait pouvait être plus ou moins grave.

Ainsi, cela pouvait consister en la rédaction négligente d’une résolution, mais qui reflétait toutefois ce qui avait été décidé. Plus grave, cela pouvait consister en des résolutions différentes de celles qui avaient été votées.

Le Procès-Verbal pouvait également mentionner que tel copropriétaire avait voté « oui » à telle résolution alors qu’en réalité, il avait voté « non » (ou l’inverse).

Ce qui était particulièrement grave, dans la mesure où le fait de s’opposer à une résolution finalement adoptée (ou de voter en faveur d’une résolution finalement rejetée) conditionne la possibilité de contester cette résolution.

La question de la sincérité du Procès-Verbal d’Assemblée Générale se posait donc.

En 2004, la difficulté a été réglée par la modification de l’article 17 du décret du 17 mars 1967 , désormais rédigé de la façon suivante:

« Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs ».

De la sorte, le Procès-Verbal doit être établi pendant l’Assemblée Générale, et en fin d’Assemblée Générale, signé par le président de séance, le secrétaire (généralement le syndic) et les scrutateurs.

Évidemment, le syndic va ensuite le remettre au propre (s’il a été rédigé à la main pendant l’Assemblée Générale) pour ensuite le notifier aux copropriétaires. Même si de nos jours, certains syndic viennent en séance avec un ordinateur portable et une petite imprimante, pour faire en temps réel la version définitive du Procès-Verbal d’Assemblée Générale.

Mais comme on dispose d’une copie « originale » signée en fin de séance, on peut s’assurer que le document au propre est conforme à ce qui a été dit en séance, et certifié par la signature du Président de séance et des scrutateurs.

Cela permet donc de s’assurer de la sincérité du document final.

Enfin, il faut savoir que cette disposition s’applique à peine de nullité.

Ainsi, si le Procès-Verbal n’a pas été établi pendant l’Assemblée Générale, et signé en fin de séance, il est nul. 

Cela a déjà été jugé plusieurs fois, par exemple par la Cour d’Appel de Paris en 2009 ou par celle d’Aix-En-Provence en 2013.

Dès lors, si vous craignez que le Procès-Verbal final ne soit pas exactement conforme à ce qui a été voté, le plus judicieux est de vous faire élire scrutateur en début de séance, cela vous permettra de vous assurer du texte final de ce Procès-Verbal d’Assemblée Générale.