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Vote par correspondance en Assemblée Générale de copropriété

Il est désormais possible de d’exprimer son vote par correspondance lors d’une Assemblée Générale de copropriété.

Ainsi, l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 sur la copropriété dispose:

Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d’assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

Attention, pour ce vote par correspondance, il faut donc respecter un certain nombre de formes et de mentions obligatoires.

Modalités du vote par correspondance

Un arrêté du 2 juillet 2020 fixe ainsi les règles applicables.

Cet arrêté fournit ainsi un modèle de formulaire, qui prévoit les mentions que l’on doit toujours retrouver.

Il s’agit notamment de l’identification de l’immeuble, du copropriétaire qui fait le vote par correspondance, la date, et le détail des résolutions, chacune permettant de voter pour, contre, ou de s’abstenir.

Ces mentions sont donc obligatoires, et on ne peut les retirer. En revanche, on peut en ajouter.

Ainsi, l’article 1 de l’arrêté précise:

Le formulaire peut être adapté et complété sans qu’aucune des mentions du modèle puisse être supprimée

Il est donc possible de le compléter, et d’apporter diverses observations.

Attention, toutefois, le désagrément du vote par correspondance est qu’il ne permet pas une grande souplesse. Comme le précise l’article 7-1 A de la loi cité plus haut, si la résolution est modifiée en cours d’Assemblée Générale, même si vous avez voté favorablement, vous serez considéré comme défaillant (c’est-à-dire comme si vous étiez absent à l’Assemblée Générale, sans avoir donné de pouvoir).

L’avantage de cette solution est d’éviter qu’un copropriétaire ne se retrouve comme ayant favorablement voté à une résolution qui, au final, a beaucoup évolué, et contre laquelle il aurait peut être voté s’il avait été physiquement présent.

Cela lui permet d’être considéré comme défaillant, et donc le cas échéant, de contester la résolution. En effet, pour mémoire, seul un opposant ou un défaillant peut contester une résolution ou une Assemblée Générale dans son ensemble, comme je l’explique dans cet article.

Ce mécanisme évite donc à un copropriété d’avoir voté, « malgré lui », à une résolution à laquelle il se serait opposé en temps normal, et lui permet donc le cas échéant de la contester.

Enfin, des délais doivent être respectés.

Délais du vote par correspondance

Ils sont fixés par l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967, pris pour l’application de la loi de 1965:

Pour être pris en compte lors de l’assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion.

Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l’envoi.

Le calcul pour la prise en compte du vote par correspondance se fait donc par « jours francs ».

Cela signifie que la jour où votre vote est reçu par le syndic ne compte pas, et que le jour de l’Assemblée Générale ne compte pas non plus.

Par exemple, pour une Assemblée Générale fixée le 10 du mois, le délai de trois jours francs s’étale entre le 7 et le 9.

Pour qu’il soit pris en compte, votre vote par correspondance doit donc être réceptionné par le syndic le 6 au plus tard.

Raison pour laquelle il est à mon sens préférable de l’envoyer par courrier électronique, puisque la réception par le syndic est présumée avoir lieu au moment où vous l’envoyez. De la sorte, vous n’êtes pas à la merci des délais postaux.

Enfin, n’oubliez pas que certains syndic proposent un vote par correspondance via leur Site Internet, ce qui peut grandement simplifier l’opération.

La mise en concurrence pour les travaux en copropriété

Lorsque le Syndicat des Copropriétaires veut faire réaliser de travaux dans la copropriété, en principe, le syndic doit mettre en oeuvre une mise en concurrence.

L’obligation de mise en concurrence

En effet, depuis la loi SRU du 13 décembre 2000,  cette obligation de mise en concurrence a été insérée dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 :

« A la même majorité, [l’Assemblée Générale] arrête un montant des marchés et des contrats autres que celui de syndic à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire ».

L’article 19-2 du décret du 17 mars 1967 complète ce texte afin de préciser ses modalités d’application:

« La mise en concurrence pour les marchés de travaux et les contrats autres que le contrat de syndic, prévue par le deuxième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, lorsque l’assemblée générale n’en a pas fixé les conditions, résulte de la demande de plusieurs devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises ».

Comment comprendre ces textes ?

Selon l’article 19-2 du décret, tous les contrats (autre que le contrat de syndic) sont concernés. Cela signifie que la mise en concurrence ne concerne pas uniquement les marchés de travaux, mais bien tous les contrats concernant le Syndicat des Copropriétaires.

Cela peut donc concerner, par exemple, la prestation de nettoyage de l’immeuble, et pas seulement les contrats ayant pour objet de faire des travaux.

En pratique, le texte permet à l’Assemblée Générale de décider « les conditions » de la mise en concurrence. Généralement, cela signifie que tous les ans, les copropriétaires vont voter une résolution ayant pour objet de fixer le montant en dessous duquel la mise en concurrence n’est pas obligatoire.

Souvent, il s’agit de sommes allant de 1.000 à 3.000 euros (mais ce n’est pas une règle). L’idée est d’éviter d’ajouter des lourdeurs dans la gestion des menues affaires de la copropriété.

Dans cette hypothèse, il suffit tout simplement de respecter ce vote, seuls les contrats supérieurs au montant votés faisant l’objet d’une mise en concurrence.

Attention, exception à la mise en concurrence:

En revanche, selon la Cour de Cassation (arrêt du 26 mars 2014, n°13-10.693) si l’Assemblée Générale n’a décidé d’aucune modalité particulière pour la mise en concurrence, celle-ci n’est pas obligatoire.

Autrement dit, si l’Assemblée Générale n’a pas fixé le montant des contrats à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire, il n’y a pas d’obligation de mise en concurrence.

Ce qui, à mon sens, est relativement contradictoire avec les textes combinés des articles 21 de la loi et surtout 19-2 du décret, qui justement prévoit comment on fait la mise en concurrence si l’Assemblée Générale n’a rien décidé. Mais bon, ce n’est qu’un avis personnel. La Cour de Cassation est souveraine.

Comment faire, en pratique?

La question qui se pose alors est de savoir comment faire pour procéder à une mise en concurrence respectant les termes de la loi.

La Cour de Cassation a jugé que l’obligation de mise en concurrence était respectée lorsque le syndic avait demandé plusieurs devis. Même si toutes les entreprises n’ont pas répondu, si les documents annexés à la convocation permettent aux copropriétaires de se décider en toute connaissance de cause, la décision est régulière (arrêt du 27 novembre 2013, n°12-26.395).

En outre, l’obligation de mise en concurrence est satisfaite si un devis complémentaire a été proposé, en sus du contrat de maintenance existant (arrêt du 15 avril 2015, n°14-13.255).

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